nLPD e intelligenza artificiale: la lista di controllo per lo studio
Quando un cliente ti chiede dove sono finiti i suoi documenti, la pagina web del fornitore non ti serve. Ti serve il contratto, la lettera d’incarico, l’elenco di chi tocca i dati.
La lista spiega cosa dicono le norme e cosa guardare in un contratto, senza essere un parere sul tuo caso. Non è esaustiva: mancano, per esempio, la comunicazione all’estero (art. 16 e 17 nLPD) e la valutazione d’impatto (art. 22). Spuntare i sette punti non rende conforme il trattamento: ne risponde il titolare.
Perché tocca a te
Di regola il titolare sei tu: decidi perché e come si trattano i dati dei tuoi clienti, e ne rispondi. Attenzione: per i dati che tratti per conto di un cliente (per esempio paghe o contabilità tenute per suo conto) il titolare è il cliente e tu sei responsabile; il fornitore di AI è allora un sub-responsabile e serve la sua autorizzazione (art. 9 cpv. 3).
L’art. 9 della nuova legge federale sulla protezione dei dati (nLPD) fissa le condizioni per affidare il trattamento a un fornitore, di regola per contratto. Affidarlo intenzionalmente senza le condizioni dei capoversi 1 e 2 è punito con la multa fino a 250’000 franchi, a querela di parte (art. 61 lett. b). Verso il cliente risponde lo studio: il mandatario esegue con fedeltà e diligenza gli affari affidatigli (art. 398 cpv. 2 del Codice delle obbligazioni, CO).
Sette controlli
Per ognuno: cosa controllare, dove, e quale risposta non va. I «non va» sono segnali di prudenza, non requisiti di legge.
1. Esiste un contratto di trattamento dei dati? Dove: nei documenti prima di firmare. Data, due parti, elenco di obblighi. Non va: «vale quello che c’è sul sito», o solo le condizioni d’uso.
2. Che cosa può farne il fornitore? (art. 9 cpv. 1 lett. a) Dove: nel contratto, alle istruzioni e finalità. Deve fare solo ciò che tu avresti il diritto di fare; chiedi se usa i documenti per addestrare modelli. Non va: «possiamo usare i dati per migliorare i servizi».
3. La tua lettera d’incarico lo permette? (art. 9 cpv. 1 lett. b nLPD; art. 398 cpv. 2 e 3 CO) Dove: nel tuo studio. Se la lettera impone la riservatezza o l’esecuzione personale del mandato (art. 398 cpv. 3 CO), controlla che non vieti di affidare i documenti a un fornitore esterno; se un fornitore di AI sia un «terzo» o un «sostituto» ai sensi della lettera e del mandato, lo decide il tuo legale. Non va: non l’hai riletta, oppure vieta e carichi lo stesso.
4. Il fornitore sa garantire la sicurezza? (art. 9 cpv. 2) Dove: nell’allegato con le misure tecniche e organizzative. Devi assicurartene tu. Non va: «seguiamo gli standard di settore» e nessun elenco.
5. Chi altro tocca i documenti, e dove? (art. 9 cpv. 3) Dove: nell’elenco dei sub-responsabili, cioè i fornitori del fornitore. Il fornitore può affidare il trattamento a un terzo solo con la tua autorizzazione. Controlla come la dai: elenco di sub-responsabili, preavviso per le modifiche, diritto di opporsi. Non va: «e altri partner»; nessun preavviso, o eccezioni al preavviso non dichiarate; un elenco che rinvia a elenchi altrui senza dirlo. Se leggi «tutto in Svizzera», chiedi le eccezioni per iscritto.
6. Se qualcosa va storto, entro quanto lo sai? (art. 24 nLPD) Dove: nella clausola sulle violazioni. Cerca un termine in ore o giorni dalla constatazione del fornitore, e chiedi cosa succede se la violazione nasce presso un sub-responsabile. La notifica all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) spetta per legge al titolare ed è dovuta se la violazione comporta verosimilmente un rischio elevato (art. 24 cpv. 1); il responsabile informa il titolare quanto prima (cpv. 3). Se tratti i dati per conto di un cliente, il titolare è lui e tu devi informarlo. Non va: «vi avviseremo appena possibile» e basta, senza un termine.
7. Che cosa succede alla fine del contratto? Dove: nella cessazione. Cerca restituzione in formato utilizzabile, cancellazione con termine e attestazione, elenco di ciò che resta. Non va: «cancelliamo su richiesta», senza termine né prova.
Il nostro contratto, come esempio
Parliamo del contratto nella versione 1.17 del 26 ottobre 2026, variante per le nuove organizzazioni, letta il 1° novembre 2026. Il contratto esiste in più varianti: la prima pagina del PDF dice quale hai in mano. Le versioni successive possono differire: controlla numero e data.
Documenti, indici, conversazioni ed esecuzione dei modelli stanno in Svizzera. Le eccezioni sono scritte una per una:
- i messaggi che scrivi a support@ e gli avvisi automatici che il servizio genera da sé, che passano da Microsoft e Atlassian;
- i contenuti che sottoponiamo ad Anthropic, strumento che usiamo per l’esercizio: estratti dei registri tecnici e delle metriche, compresi gli indirizzi di rete degli utenti, metadati della coda di indicizzazione, ticket d’allarme e, quando un operatore consulta la console con l’assistente, le pagine della console, dove possono comparire nome e indirizzo email degli utenti. Documenti, indici e conversazioni non passano da là: il servizio non ha alcun collegamento con quello strumento;
- le pagine web di cui un utente dà l’indirizzo: il servizio le va a leggere sul sito che le pubblica e, se quello rinvia altrove, sui siti successivi, ovunque siano;
- solo se attivata, la ricerca sul web.
La ricerca sul web non è attiva per impostazione. Si accende solo su richiesta scritta del cliente, dopo che gli abbiamo comunicato per iscritto motore, Paese e differenze di condizioni; finché non è attivata, il motore non compare nell’allegato. Se il cliente dichiara di essere soggetto al GDPR, che i dati riguardano interessati nell’Unione europea o di non saperlo, la ricerca è disattivata. Ogni accensione e spegnimento è annotata nel registro degli accessi.
Ogni modifica ai sub-responsabili ti è comunicata con trenta giorni di preavviso, tranne il motore di ricerca; per Microsoft, Atlassian e Anthropic non possiamo garantirlo, e il contratto lo dice. I loro sub-fornitori stanno nei loro elenchi pubblici, non nel nostro allegato.
Sulle violazioni: senza ritardo e comunque entro 24 ore dalla nostra constatazione. Il termine non comprende il tempo che Microsoft, Atlassian e Anthropic impiegano per avvisarci, e il contratto lo dice. La notifica all’IFPDT spetta al cliente.
Alla fine la cancellazione si completa entro quarantacinque giorni dall’avvio della procedura, che parte dopo la fine del contratto e dell’eventuale periodo di transizione; l’attestazione scritta segue. Restano fuori dai quarantacinque giorni i casi elencati nel contratto, fra cui il registro degli accessi e quello dei consumi, inalterabili, che restano dodici mesi dalla cessazione o, se posteriore, dall’ultima registrazione; ciò che hai scritto a support@; e, se la ricerca sul web è stata attivata, le parole cercate presso il motore.
Domande frequenti
I miei clienti sono società: la nLPD vale lo stesso?
Per i dati di una società in quanto tale, no. La nLPD protegge le persone fisiche (art. 1 e art. 5 lett. a): i dati della società ne sono fuori, quelli di soci, dipendenti, titolari di ditte individuali e persone di contatto sono dati personali. Per i dati della società contano anzitutto il mandato e le clausole di riservatezza.
Basta che il fornitore dica che i dati sono in Svizzera?
No. Chiedi per iscritto dove stanno documenti e risposte, quali eccezioni esistono e chi sono i sub-responsabili.
Devo finire la lista prima di provare lo strumento?
Prima di caricare documenti veri dei clienti. Per provarlo bastano pratiche come le tue, con documenti di prova.
Il pacchetto contrattuale di ZeroEdge AI lo mandiamo in PDF su richiesta, prima di firmare: sales@zeroedge.ch. Demo per fiduciarie e commercialisti; il modulo per gli studi legali non è ancora disponibile.
Dove lavora la tua AI? Porta una pratica. Guarda dove va.
Informazione generale sul testo della legge, non un parere sul tuo caso: per il tuo studio decide il tuo legale.
Fonti, lette il 01.11.2026: nLPD (Stato 7 luglio 2025) e CO (Stato 1° ottobre 2026), testo ufficiale; contratto di trattamento dei dati di ZeroEdge AI, versione 1.17 del 26.10.2026, variante per le nuove organizzazioni.
